Formulär- och registreringsmodulen var den främsta anledningen till vårt byte. Vi hanterar många registreringar och behövde en enkel metod för att skapa formulär för komplicerade processer som involverar ärendehantering – till exempel vid avvikelser, revisioner, varumottagningar och liknande. Det kunde vi inte själva hantera i vårt tidigare kvalitetssystem.

Höll alla deadlines

Vi började använda IPW i oktober och hade deadline för vår läkemedelsavdelning vid årsskiftet – och vi lyckades både med dokumenthantering och registrering i tid. Först deltog vi i introduktionskurser där vi etablerade strukturen. Vi hade från början en idé om att vi skulle använda samma struktur som i vårt tidigare system. Själva dokumentöverföringen kunde ha skett automatiskt, men eftersom vi ändå behövde justera en hel del så valde vi att göra det manuellt. På så sätt kunde vi samtidigt granska allt med nya ögon.

Jag hade inte räknat hur många dokument det handlade om innan vi började, för vi hade gjort bytet oavsett. I efterhand förstod jag att det rörde sig om ungefär 1 000 dokument. 90 % av arbetet med att flytta dokumentation till IPW sköttes av en enda medarbetare vid sidan av det ordinarie arbetet.

Vi har själva byggt formulär och utgått från vad användarna tycker och vad de behöver. Vi har också använt standardformulären från IPW. De är lätta att anpassa och intuitiva att använda. Nu har vi säkrat re-certifieringen för ISO 14001 och 9001, och nästa steg är vår livsmedelscertifiering som ska vara klar den 1 mars.

Men allvarligt talat: Det var enkelt att byta till IPW. Det enda som krävs är viljan och intresset. För mig har systemet nästan blivit som en hobby.