Transparent
IPW Systems / Dokumentstyrning

Dokumentstyrning och kunskapsdelning
– hur hanterar ni det?

?

Skapa en smidigt effektiv och pålitlig dokumentstyrning, som ni kan lita på och underhålla på sikt.

Ineffektiv dokumentstyrning påverkar… allt i ett företag. Ett enda litet fel kan få stora konsekvenser när ni exempelvis hanterar redigering och versionskontroll av dokument.

För IPW har det från början varit centralt att skapa en plattform för dokumentstyrning som är pålitlig och som underlättar styrningen – till stor del med automation.

Grunden är en arbetsflödesbaserad lösning för dokumentstyrning, dokumenthantering och kunskapsdelning. Här samlas alla processbeskrivningar, rutiner, instruktioner och uppgifter som idag kanske hanteras i exempelvis ett dokumenthanteringssystem, i Excel, på papper eller via e-post.

IPW erbjuder full spårbarhet samt versionskontroll och versionshistorik. Du kan se när ett dokument skapades, vem som har redigerat det och vilka ändringar som gjorts. Dessutom får du dokumentation på att relevanta medarbetare har läst och förstått aktuella dokument.

Kort sagt: en motor för dokumentstyrning som dokumenterar hur ni systematiskt arbetar med förbättringar, förbereder inför revisioner och uppfyller rapporteringskraven enligt ISO-standarder.

 

Se våra mjukvarupaket här: IPW Standard, IPW Plus, IPW Premium.

Vad uppnår ni med digital dokumentstyrning?

  • Full historik för dokument, från början till slut.
  • Flexibla flöden för redigering, godkännande och publicering.
  • Full versionskontroll på alla dokument och filtyper.
  • Tydlig ansvarsfördelning och indikation på var innehåll behöver uppdateras.
  • Automatiska notiser till utvalda medarbetare vid uppdateringar.
  • Smidig delning och samarbete mellan användare och avdelningar.
  • Kontrollerad åtkomst som säkerställer att endast relevanta personer har tillgång.
  • Identifiering av dubbletter och minskad risk för fel.

Dokumenthantering och dokumentstyrning
– vad är skillnaden?

Det är egentligen enkelt: i ett klassiskt dokumenthanteringssystem kommer man åt dokument via en molntjänst. Man kan ladda ner dem till sin enhet, hantera olika versioner och ladda upp dem igen. Detta fungerar som en samarbetsplattform.

Ett dokumentstyrningssystem omfattar – utöver dokumenthantering – en regelmässig styrning av dokumenten, med exempelvis dokumentansvariga, godkännandeflöden, kopplade relationer mellan er dokumentation samt historik och versionskontroll.

Varför IT-avdelningen ofta jämför dokumenthantering och dokumentstyrning

Hur säkerställer vi ett systematiskt och standardiserat arbetssätt när det gäller våra dokument? Hur synliggör vi företagets arbetssätt för att utveckla och kvalificera både verksamheten och medarbetarna? Hur möter vi ledningens rapporteringskrav?

Som kvalitetsansvarig är detta ofta ditt perspektiv och det som du ser som tydliga utmaningar i verksamheten.

Utmaningarna är ofta mer beroende av en effektiv dokumentstyrning än vad många av dina kollegor upplever. Därför kanske du stöter på en viss skepsis från IT-avdelningen; kan inte ett system för dokumenthantering och dokumentstyrning göra samma sak?

Ur deras perspektiv kan det verka tillräckligt med Excel, Word och ett dokumenthanteringssystem som samarbetsyta.

Här kan det vara viktigt att utmana kollegorna med frågor om exempelvis hur versionskontroll och historik av dokumentation säkerställs, eller hur man arbetar för att garantera att anställda har tagit del av affärskritiska processer och instruktioner. Hur bygger vi ett robust system som vi kan lita på och som verkligen fungerar i längden?

Det är dessutom ofta så att andra avdelningar inte tänker på att dokumentstyrningssystem ofta innehåller fler funktioner som kan ersätta andra system som används – såsom lösningar för processtyrning och registreringar (avvikelser, reklamationer, förbättringsåtgärder etc.).

Det är därför bra att ställa frågan internt: Vad är egentligen det strategiskt – och kanske mest ekonomiskt förnuftiga valet – för att säkerställa kvaliteten i hela verksamheten? Ett system för dokumenthantering eller dokumentstyrning?

Upplev ett dokumentstyrningssystem som hjälper dig i vardagen

”När vi fick IPW omprövade vi hela vår process för att skapa ett effektivt kommunikationsflöde och ett strömlinjeformat dokumentationsflöde, i ett och samma formulär. Med det nya formuläret har arbetsflödet blivit enklare för alla, och vi sparar ungefär en timme om dagen i administrationen. Det är vi naturligtvis väldigt nöjda med.”

 

Kristina Sloth Nielsen, OSK-ShipTech

 

Låt oss hitta rätt lösning för ditt företag.

Boka ett kostnadsfritt idémöte eller en demo med oss, och ta reda på hur vi kan hjälpa er vidare.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.